開発不要のWebデータベース(ASP・SaaS)を活用した業務システム構築

  • HOME
  • 会社概要
  • お問い合わせ
クラウド型WEBデータベース

業務改善【3】 〜ToBeとのGAPを見える化〜

クラウド業務システムTOPコラムバックナンバー >業務改善【3】ToBeとのGAPを見える化
【業務改善のカンどころ【3】 〜ToBe(あるべき姿)とのGAPを見える化〜】

業務改善コンサルタントの光本です。業務を改善したいがどのような手順で
取り組むべきか悩むという方も多いと思います。

現場の社員が皆で集まって、各人がそれぞれ日常業務を行う中で気になっている
ことについて意見を出し合い、その意見の中から皆が重要だと思う優先度の高い
ものから解決していくというようなアプローチも、現場社員の人材育成やモチ
ベーションの向上といった視点からは良いアプローチかもしれません。
そういった「業務改善活動」の活性化を目的に取り組みたい場合は、このような
活動をご支援することもあります。

一方、例えば、「すでにお客様からのクレームが多発していて、すぐにでも
根本的な原因を追究して万全の対策を施したい」というご要望や「生産性向上の
短期間目標としてのコスト削減が必達の状況で何とかしたい」といったご要望で
あれば、もっと論理的で確実なアプローチをお薦めします。

生産性向上がテーマでも、品質向上がテーマでもだいたい同じような視点で
取り組むことができると思います。

それは、ToBe(あるべき姿)とのGAPを見える化し、その優先課題に対して解決策を
立てていくということです。

何をToBeとするか?これが、長年、多くの業種、規模の大きい企業から小さい
企業、様々な業務改善をご支援してきた私どもが最もお役に立てる領域かと思って
います。
(ご参考:業務改善のご支援領域)

コンサルタントへ依頼せずに実施したい場合には、対象業務が、販売管理、人事
給与管理、財務管理など汎用的な業務領域であれば、例えば、ERP(統合業務
パッケージシステム)の持つベストプラクティス(あるべき業務プロセス)を参考
にGAPを見える化していく、とか、まず最初に自社のあるべき業務プロセスはどの
ようなものかをプロジェクトチームで検討した上で業務フロー図を作成し、それと
のGAPを見える化していく等の進め方はできるかと思います。

そして、GAPは次のような視点で整理していくとよいでしょう。

@ToBeの業務機能とのGAP

手抜きや効率優先などでやるべき業務をやっていない。逆に、過剰なサービスや
惰性で業務をやっているなど業務機能そのものの有無。

AToBeの業務処理フローとルール(水準/手順や承認)とのGAP

アウトプットの基準・レベル水準がない、イレギュラー対応のルールがない、手順
が多い、権限と責任の所在があいまいで承認段階が多いなど業務処理フローと
ルールの定義レベル差。

BToBeの業務の機能分担とのGAP

ある業務をまとめて集中させて実施している、いろいろな担当に分散させて行って
いる、役割分担や担当範囲が不明瞭で属人的な分担になっているなど、機能分担の
違い。集中か分散かというだけでなく、これが業務と業務の間の情報連携等にも
影響を与え、生産性や品質に影響が及ぶ。

CToBeの実施/管理サイクルとのGAP
日次ですべき業務、週次ですべき業務、月次ですべき業務など実施のサイクルと
それを管理していくサイクルの違い。

まずは、このような視点でGAPを見える化して優先課題を明確にすることが、実効性
の高い業務改善の取り組みの第一歩となりますので、参考にして取り組んでもらえ
ればと思います。

△ページTOPへ

今すぐお問い合わせ PAGETOP