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業務改善【4】〜業務構造の見える化〜

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【業務改善のカンどころ【4】 〜業務構造の見える化〜】

業務改善コンサルタントの光本です。抜本的に企業組織を見直して、どの組織に
どのような業務機能を再配置すべきかを検討するには、現状の業務がどのように
遂行されているのか「見える化」することが重要です。

通常、企業は組織名称に多少の違いはあるものの、スタッフ部門として、経営
企画部、人事部、総務部、経理部、情報システムなどや、ライン業務部門として、
営業部、調達部、生産部などに組織化をしています。

これは各業務領域を担う括りで業務を区分けした考え方ですが、別の視点で業務を
区分けして見ることで、各組織のミッションを明確にしながら各組織に再配置
すべき業務機能を検討することが出来るようになります。

その視点を私は、業務構造の視点と呼んでいます。業務構造は、先述の各部門とは
切り離して、以下の5つに業務を分類した上で、その各業務にどのくらいの業務量が
あるのか業務割合を見えるようにしたものです。

1.戦略プランニング
2.マネジメント
3.専門オペレーション
4.一般オペレーション
5.雑務

各業務の定義はここでは割愛しますが、よくある事例としては、例えば、「人事
企画部」という名称の組織で、上記の業務分類から考えると当然に新人事制度の
構築や人材育成プラン策定など「1.戦略プランニング」の業務割合が高いと思い
きや、社員からの提出物の取りまとめやデータ集計作業など「4.一般オペレー
ション」が90%を占めていたといったことです。

この場合、安易に一般オペレーションをアウトソーシングすれば良いといったこと
ではないのですが、その業務を現組織から切り離すことで、「人事企画部」という
組織が遂行すべきミッションが明確になり、そのミッション達成につながる業務に
注力せざるを得なくなるでしょう。一方、切り離された業務も一般オペレーション
だということが明確に示され、一般オペレーション専門の組織の中で業務の効率化
が進んでいくことが期待できます。

業務構造を「見える化」するための業務量分析は、上記のような、現場の担当者が
日頃感じている業務割合の感覚値と大きく異なる業務構造であることが発見される
ことも多く、業務機能の再配置を検討するための有効な手段ではないかと思います。

「業務構造の見える化」にご興味のある企業様はお問合せください。
(ご参考: 業務改善のご支援領域)

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