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クラウド型WEBデータベース

メルマガ 2016年2月号


【もっと身近に】IT活用メルマガ_2016年2月号

※本メールは、お取引をいただいているお客様や弊社の社員と名刺交換を
させていただきましたお客様、メール情報をいただいたお客様にお送りして
おります。
今後ご案内を希望されないお客様は、大変お手数ですが、本メールの末尾
にあります「配信の停止について」をご参照ください。

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2月の風物詩と言えば、少し前まで 札幌の“雪まつり”でしたが、ここ最近
は、春節で訪日する中国人の“爆買い”の姿も加わるようになりました。

昨年までは「日本の高品質な商品をスーツケースや段ボールに詰め込み帰国」
という様子が多くみられましたが、今年は日本の高度な技術とおもてなしを
感じられる“サービス”
  例えば・・・エステ、美容室 など
の体験型へと、中国人の訪日の目的の幅が広がってきているようです。

外国人を通して、私たちが日頃当たり前に手にしている物や受けている
サービスは≪特別なもの≫だったんだと改めて実感します。
周りには、私たちが気づいていない隠れたニーズ、マーケットがまだまだ
眠っているのかも知れませんね。

さあ、今月も、皆様に「ITをもっと身近に感じてもらう」をテーマに
お届けいたします。
最後までお付き合い下さいませ。

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<目次>
1.気になる「固定費の削減 〜PBX(構内電話交換機)の場合〜」
2.改善請負人がゆく「長いお付き合いに不可欠な“見える化”」
3.海外トピック「Amazon Echo」
4.今回のお勧めサービス

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1.気になる「固定費の削減 〜PBX(構内電話交換機)の場合〜」
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企業にとって固定費の削減というテーマは、景気に左右されない強い財務基盤を
作り上げるためにとても重要な取り組みです。
そうした中、音声コミュニケーションとして必要な電話などの通信費、システム
を運用管理するための保守費は、毎月の必要経費として支払われています。

企業内での効率的なコミュニケーションの手段として様々なサービスが出て
くる中で、一度しっかりと見直しをしてみようかと考えておられる企業も
いらっしゃるのではないでしょうか。

従来のPBX(構内電話交換機)は、クラウドの出現で「回線は通信キャリア、
交換機(PBX)はメーカー」といった従来の境界線も崩れようとしています。

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「クラウド」と言う概念が登場し、サーバやソフトを資産として計上する
必要がなく、かつ、初期費用もそれほどかからないことから、中小企業にも
広く浸透してきました。

しかも、インターネットに繋がる環境であればどこでも利用できるという
利便性もあって、飛躍的に広がり、ビジネスのあらゆるシーンで活用され、
無くてはならないものになってきています。

そんな中、ビジネスでのコミュニケーションツールとしてはメールの利用が
当たり前になっているのですが、とはいえ、企業にとっての「音声通話」は
顧客とのコミュニケーションや社員間の連絡ツールとしては、やはり外せな
いものとして今後も残るでしょう。

ただ、音声通話のインフラがビジネスにとっての必需品であり続ける一方で、
そのインフラの導入や運用には課題も多くありました。

従来のシステムでは企業で内線電話を利用する場合、企業内にPBXを所有
しています。その為、設置場所も必要となり、組織改編でなどで職場のレイ
アウトが変更されるたびに電話設定の変更をベンダーに依頼していたという
ような状況がありました。


 ◆今までの課題
 
  ・内線電話同士の接続や、社内回線と公衆回線との接続を行う機能を持った
   PBXを、企業ごと、事業所ごとに導入しなければならなかった
        ↓
    PBXの購入、配線工事、設定変更工事などにコストが掛かる


  ・社員に支給しているPCやスマートフォンと、ビジネスフォンとの連携が
   難しかった
        ↓
   外から掛かってくる固定電話への電話を、外出している担当者にすぐに
   転送できない
   折角スマホを支給しているのに何の改善にもつながっていない

など、、、

ところが、クラウドを活用することでPBXを購入する必要がなく、初期設定
費用の低減、保守・管理せず最新の機能を利用できるようになってきました。

音声通話もIP網で実現するため、屋内配線はインターネット等を利用するための
配線と集約でき、これまでのPBX設置で発生するごちゃごちゃした配線なども
なくなりスッキリします。

その上、スマートフォンを内線用子機として利用でき、社内外で電話を転送でき
るため、顧客に対しても素早い対応が可能となります。また、その通話料金も
発生しない為、コストの削減にもつながります。
社員のスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで 内線用子機としても
活用できるのです。


 ◆メリット としては
 
  ・内線電話の増減、組織変更やレイアウト変更など、柔軟に対応する事が
   できる
  ・各事業所毎にPBXを設置する必要がないので設備費の削減ができる
   ・・・・一元管理ができるようになる
  ・外線電話を転送でき、固定電話からスマートフォン、スマートフォンから
   固定電話へビジネスフォンと同じように使え通信費もかからない

など、、、
        ↓ そこで
        
   多店舗展開にも強い味方!
    点在する複数の店舗を、同じ内線ネットワークで統一できるので
    店舗を新たにオープンするときも、内線番号を簡単に、すぐに増やす
    ことができ便利

   在宅勤務でも活躍!
    在宅勤務でも会社の代表電話番号や内線機能を利用できる

   一台3役
    社員のスマートフォンをプライベート、業務用、内線電話として使えば、
     複数台持ち歩く必要がなく、コストも削減できる

ようになります。

ただ、当然良い事ばかりでもありません。

 ◆デメリット としては

  ・IP電話なので、かけられない電話番号がある(0120や緊急通報)

  ・音質が悪い場合がある

  ・サーバーとCPUを複数のユーザーで共有するため、ユーザーが複数同時に
   利用した場合、パフォーマンスと安定性に影響を及ぼす

  ・初期費用では、小規模な体制を組む場合はコストパフォーマンスは良いが
   規模が大きくなるとコストパフォーマンスが下がる

など、、、、

既存の古いPBXの買い替えを考えていたり、現状の内線環境とモバイル環境との
連携・統合に課題を感じていたりする企業様にとっては、「PBXのクラウド化」
は検討の価値がありそうです。

必要となるサーバやストレージ、ネットワークなどハードウェアを自社で資産と
して買いそろえるなど時間もお金も必要だったITシステムも、現在は、比較的
安価に短期間で導入できるクラウドを活用した様々なサービスで代替されていく
流れが加速してきました。

沢山の選択肢の中から、自社にとっては何が課題で、その為に何を選択すれば
良いのか?
今後はその見極めが非常に大事になっていきそうです。

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弊社は ITを時間と費用のかからない手法で導入することにチャレンジし、
お客様の社内で業務改善が連鎖していく仕組みづくりをお手伝いします。

■随時、無料相談をお受けしております。弊社の業務改善コンサルタントが
 お伺いして、ご相談をお受けしますので、下記お問い合わせフォームより
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2.改善請負人がゆく「長いお付き合いに不可欠な“見える化”」
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何かを買う時に何を重視するかの目安は、個々人によって違うでしょうが、
長く使うもの、故障しやすいものほど、購入後の保守・メンテナンスサービス
が行き届いているなどの「安心」を目安にしている人も多いのではないで
しょうか。

ご購入頂いた顧客と末長くお付き合いしていくための信頼関係をどう築いて
いくのか?その事が次のセールスにも繋がってきます。
売りっぱなしの初回の販売実績だけでなく、その後のお客様とのやり取りは
トータルに「見える化」できていますか?

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お客様:「我が社は従来ACCESS(※)で案件管理をしていましたが、データ容量が
     膨らんできましたし、外部のコールセンターを通して貰っている情報
     があるので、情報共有も難しく、そろそろ案件管理システムの見直しを
     する時期かなと思っているんです。」

          (※)ACCESS : マイクロソフト社のOFFICEシリーズデータベースソフト
    
改善請負人:「コールセンターを通して情報を貰っていたのでは時間も掛かって
       なかなか最新の情報を得ることが難しいでしょうね。」

お客様:「そうなんです。そのため、我が社は設置工事を請け負っていますが、
     設置後の定期メンテナンスやトラブル時の訪問対応情報が契約当時の
     顧客情報と紐付いていません。その為、契約時の担当者が退職して
     いたり、お客様からお問い合わせがあった際などにも、過去の対応を
     即座に確認できず、お客様にご迷惑をお掛けする事がしばしばあり
     ます。」

改善請負人:「そうですね。過去の情報や履歴を連携して一括管理していれば
       いざと言うときにも素早い対応が出来ますが、過去のやりとり
       をその都度調べていては時間がかかってしまい、お客様を
       イライラさせてしまうかもしれませんね。」
       

お客様:「しかも営業が契約を締結した工事について、受注後に社内で行なう
     機器の発注が紙ベースのものなので、例えば、見積りした商品が
     実は生産中止になっていたりなど、在庫を含む商品の管理もしっか
     りとできていなくて、、、会計システムへの入力も手作業で、、、、」
     
改善請負人:「その一連の流れをデータベースで一元管理していきましょう!」
       
     

   ↓  ↓  ↓


【改善の事例】
    
   ≪情報の一元化≫
     設置工事の営業〜納品までの案件管理、
    
      ↓  ↓  ↓

     ・契約当時の顧客情報が即座にわかる
     ・外部から、いつでも最新の情報を確認出来る

     その後の保守メンテナンス業務管理 

      ↓  ↓  ↓

     ・過去情報含む履歴を連携して管理出来る
     ・外に出ている営業担当者も、商品の在庫状況や
      生産中止商品を把握する事が出来る

    ≪会計管理≫

     ・毎月手動でデータを作成していた経理に関する情報も
      データ連携によって自動で既存会計ソフトに取り込み
      可能になった。


   ↓  ↓  ↓


お客様:「顧客を中心において、あらゆる情報を一元管理することで、今まで
     情報の共有に時間が掛かっていましたが、どこからでも確認できる
     ようになりました。
     また、我が社の商品は定期メンテナンスが必要な為、情報は時間経過と
     共にどんどん蓄積されていきます。顧客ごとに情報を連携させる事は
     顧客対応に勿論大切ですが、商品の改善や改良などにも活かしていき
     たいと思います。
     また、毎月手動でデータを既存会計ソフトに取り込んでいたのが自動
     でできるようになり経理担当者も喜んでいます。」


改善請負人:「顧客情報は、継続的にお取引きを頂くための信頼関係を築くには
       欠かせない基盤であり、企業にとっては大切な財産です。
       今後は 、蓄積された情報をどのようにビジネスに活かして
       いけるのか、早速次のステップへ移っていきましょう。

■最後に・・・今月の改善請負人からの解決ワードは、、、


改善請負人いわく:「【見える化】は、素早い行動、正しい行動への第一歩」


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随時、無料相談をお受けします。弊社の業務改善コンサルタントがお伺いして
アドバイスをさせて頂きますので、下記までお気軽にご連絡ください。

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3.海外トピック「Amazon Echo」
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「Amazon Echo」 

昨年7月に米国向けにのみ発売された「Amazon Echo」。
どんなものなのか情報を集めてみました。

Amazon Echoは常時インターネット接続している円筒状のデバイスで、人工知能
スピーカーなどと言われたりしています。用途は生活のアシスタント役。
自然言語認識機能があり、ユーザーが何でも普通の言葉で質問すれば、
Amazon Echoも言葉で答えたり、買い物リストを作ってくれたり。
買い物リストはスマートフォンからチェック可能。 
いわゆるAI機能を搭載しており、「Wikipedia」に載っているようなことや
明日の天気を尋ねるとちゃんと答えてくれるとのこと。

音声認識や調査能力は、米グーグルがAndroidスマートフォンに搭載する
音声エージェント機能「OK,Google」には劣ると言われていますが、「Siri」 や 
「OK,Google」 は、携帯電話という形の制約上、装置に向かって人間が話しかける
という使い方になりますが、これとは少し違った体験のように感じられるよう
です。一人で使うというよりも、家族で利用できる感じがその体験の違いを生んで
いるのでしょう。

どこまで何をしてくれるのか・・・。
Amazon Echoは交通渋滞の情報までは教えてくれるが、料理のレシピは調べて
くれません・・・。
OK, Googleがレシピの読み上げまでやってくれることと比べると、こうした
部分はまだ発展段階という感じのようです。

また、エンターテインメントでの利用では重宝しそうです。
音楽はストリーミングサービス「Amazon Prime Music」にあるものをいろいろと
再生。例えば「ベートーベンをかけて」と言うと、ベートーベン作曲の演奏が
次から次へと流れ、「ストップして」と告げるか別の曲を指定するまで再生。

Bluetoothスピーカーとしての機能も便利そうです。スピーカーは全方向性に
なっていて、音も悪くないと。小型のデバイスにしてはなかなかのものらしく、
人工知能スピーカーと言われる所以かもしれません。
スピーカーは、タブレットで映画を鑑賞するような時にも使えます。
ご飯を食べながらテーブルの上にタブレットをセットし、音はBluetoothで
接続したAmazon Echoのスピーカーから聴くこともできますね。


これに競合するデバイスが出てくるとすれば、来春の出荷を予定している家庭用
ロボットの「Jibo」がそれになりそうです。 
Jiboは背丈はAmazon Echoと同じくらいの卓上ロボットで、Amazon Echoと同じ
ように自然言語認識ができます。
Amazon Echoとの違いは動くこと。足はないけれど、2軸になった胴体部分が
たくみに回転し、シンプルな形態なのにまるで生き物のように感じられるほど
クルクルと動くらしいのです。

また、Jiboにはカメラがついていて家族それぞれの顔を認識し、それぞれに
合わせてメッセージやリマインドをしてくれたりするようです。
AI機能を搭載し、インターネットにもつながるので、恐らくAmazon Echoの
ように調べ物をしてくれたり、音楽をかけてくれたりもできるようになるので
しょう。

Jiboは、マサチューセッツ工科大学のシンシア・ブレジール准教授が中心となって
開発しています。
ソーシャルロボットの研究を行ってきた背景があるため、Jiboも人とどう相互作用
するのかといった部分にかなり注力しているようです。そのため、Jiboの
キャラクター作りにも力を入れているようです。

それに対してAmazon Echoはキャラクターがほとんどない、ただのデバイスです。
キャラクターと言えば、Amazon Echoで返答をするAIの「Alexa」(アレクサ)の
声だけですが、これも中性的に作られているようでAlexaがどんな性格なのか
まではつかみにくいです。

Amazon Echoは、寄り添ってくれるよりは、普段は知らん顔をしていて用事のある
時に役立ってくれるというタイプ。
このくらいの距離感の方がいいという人向きかもしれないですね。

この先、私たちは、どのタイプのAIが好きか、などと話しているようになり、
AIアシスタントを性格で選ぶような時代が来るかもしれませんね。

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4.今回のお勧めサービス
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  【office365】

  月額料金でご利用いただけますので、初期コストを
  抑えることができます。また、最新のOfficeアプリケーションを
  数分でインストールする事ができます。

    ↓

    ≪オススメポイント!≫

    ・いつでも最新版のOfficeが使える
     ・1ユーザー5台まで利用可能・・・会社、自宅、モバイルなど
                    それぞれで利用できる
    ・どこからでも同じファイルの編集が出来る
   ・土日祝日も安心の電話サポート 

    ↓  ↓  ↓  ↓

  http://www.38shop.jp/office365/d.asp?c_cd=2446

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ITを活用した業務改善をご支援しております。

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