開発不要のWebデータベース(ASP・SaaS)を活用した業務システム構築

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クラウド型WEBデータベース

販売管理テンプレートのポイント


 弊社がお客様から多くご相談を受ける販売管理業務における悩みは、以下のようなものです。

販売管理業務のご相談を受ける主な課題


 見積から始まり入金で終わる販売管理業務は適切なタイミングで必ず処理しなければならない大切な業務が密接に関係しあっています。 しかし、自社の業務に合う市販パッケージソフトを見つけることが非常に難しく、お客様からは、

自社のニーズに合わない!

 というご不満の声をよく耳にします。
 また、自社の業務に合わせて自社独自に販売管理システムを開発すると費用が高額になってしまうといったことが販売管理のシステム化を妨げる要因となっています。


自分で簡単にカスタマイズしながら自社のニーズに合わせたシステムにすることができる

 ということが、働くDBで販売管理を実現する最大のメリットです。

 弊社がご提供する販売管理テンプレートは、見積・受注、出荷、請求・入金といった販売管理業務に関する一連の流れを管理することができ、

お客様が現在使用されている伝票や帳票をそのまま雛形としてエクセルで準備する。

しておけば、お客様独自の見積書・納品書・請求書等、各種帳票の出力を行うことができる大変使い勝手のよいテンプレートとなっています。

 テンプレートはステータスごとにデータを一覧化して管理することはもちろんのこと、御社特有の業務にあわせた内容にカスタマイズして利用することも可能となります。販売管理テンプレートは今後のカスタマイズに適応しやすいようにセグメントされたデータベース設計となっています。

 もちろん、何も無い状態から働くDBを一から設定し、販売管理システムを構築することも可能です。しかし、弊社の販売管理テンプレートは、ベースとなる部分が既に設定されている状態でお客様へご提供されるため、設定作業時間を大幅に削減することが可能となります。そして、実際にお客様が業務で使用できるようになるまでの期間が短縮されることとなります。

 またWebデータベースである働くDBはどれだけカスタマイズし機能追加をしても月額利用料金は変わらないため、コストパフォーマンスに大変優れたシステムとなっております。


働くテンプレートソリューション

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販売管理テンプレートについて


【見積・受注管理DBについて】
 見積りや受注の状況をエクセルなどで管理しているものの、最新の情報に更新されておらず、案件の内容を1件ずつ担当者に確認するといったことはありませんか?エクセルの情報を変更する場合、1人しか操作することができません。そのため、担当者が見積情報の新規登録や情報更新といった作業をつい忘れてしまうということが起こりやすいのです。

 しかし見積り・受注管理DBはネット上で共有できるWebデータベースで構築されているため、同時に複数の担当者が情報の登録や更新といった作業をすることができます。

 

販売管理データの部署間や複数拠点での情報共有が簡単


 見積り・受注管理DBは見積りや受注の状況について管理します。見積りの承認状況はもちろんのこと、見積りの一時保存や差戻しなどについても一覧化され状況を把握しやすくなっております。顧客に提出済みの見積り内容を変更する時には、見積り修正機能を用いて手間をかけることなく見積り内容の修正にとりかかることができます。

 受注・失注のタイミングにより見積のステータスをボタン1つで変更し、社員間において最新の情報を共有できます。そして受注となった案件は、受注内容が請求・入金管理DBに自動的に反映されることで、請求案件そのもののモレを防ぐことにつながります。

 また、御社が見積・受注管理の際に利用されている見積書や発注書などについても、今までと同じ様式で出力することが可能です。

自分たちで自由に簡単にカスタマイズできます。


【出荷管理DBについて】
 出荷作業の際に、出荷の状況と納品の状況が別々に管理され、煩わしさを感じることはありませんか?出荷から納品までを一連の流れとして把握することで、作業のヌケモレを防ぎ顧客への適切な情報提供が可能となります。

 出荷管理DBは受注となった案件の出荷状況について管理します。出荷状況はもちろんのこと、納品状況などについても一覧化され情報を把握しやすくなっております。出荷や納品のタイミングにより該当案件のステータスをボタン1つで変更し、常に御社内で最新の情報を共有することができます。
 また、御社が出荷管理の際に利用されている納品書や受領書などについても、働くDBの設定をすることで、今までと同じ様式で出力することが可能となります。


【請求・入金管理DBについて】
 請求・入金の情報と受注時の情報が正確に紐付いておらず、受注時の担当者に請求内容を確認することはありませんか?エクセルなどで請求情報を管理しているとしても、受注時の請求情報を正確に把握できていないと業務の非効率を招きます。

 請求・入金管理DBは受注となった案件の請求・入金情報を自動でデータベース化し管理します。請求状況はもちろんのこと、入金の状況についても一覧化され情報を把握しやすくなっております。請求や入金のタイミングにより該当案件のステータスをボタン1つで変更し、請求忘れや入金モレといったミスを防ぎます。入金期限が迫った案件については、担当者に未入金通知をすることで入金の遅延を防ぎます。

 また、御社が請求・入金管理の際に利用されている請求書などについても、働くDBの設定をすることで、今までと同じ様式で帳票として出力することが可能となります。



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販売管理テンプレートの機能について


 販売管理テンプレートは、販売管理のベースとなる機能を設定した状態でお客様へご提供するもので、顧客データや商品データ等の基本情報を登録すれば、実業務ですぐにでも利用することができます。お客様独自の業務フローに沿った機能や自社用の伝票、帳票フォーマットなど実際の業務でもっと自社にとって使いやすいシステムにしていくには、働くDBの簡単設定画面から設定を追加していくことで自社業務にぴったりと合ったものに変更することができます。

【見積受注管理DBの基本機能について】
・見積書作成:登録されている情報をもとに、見積書をExcelで作成します。

見積書作成機能

・発注書作成:登録されている情報をもとに、発注書をExcelで作成します。
発注書作成機能

・受注:該当する案件の状況を「発注」というステータスに移行します。
ステータス移行 発注

・失注:該当する案件の状況を「失注」というステータスに移行します。
ステータス移行 失注

・再見積:該当する案件を再度見積りができるように設定し直します。

【出荷管理DBの基本機能について】
・納品書・受領書発行:登録されている情報をもとに、納品書及び受領書をExcelで作成します。
納品書・受領書発行機能

・出荷処理:該当する案件の状況を「出荷済」というステータスに移行します。
ステータス移行 出荷済

・納品確認:該当する案件の状況を「納品済」というステータスに移行します。

ステータス移行 納品済

【請求入金管理DBの基本機能について】
・請求書発行:登録されている情報をもとに、請求書をExcelで作成します。
請求書発行機能

・請求書送付:該当する案件の状況を「請求書送付済」というステータスに移行します。
ステータス移行 請求書送付済

・入金確認:該当する案件の状況を「入金確認済」というステータスに移行します。

ステータス移行 入金確認済

【その他、顧客の要望により作成した機能事例】
・売上集計・分析:月別、商品別に販売のデータを収集し売上状況を管理することができます。また、働くDBに登録された販売データをエクセルシートにダウンロードすることで、販売管理分析をすることもできます。

・受注メール自動取り込み:別システムからメールで届く受注データを働くDBに自動で取り込むことで、受注情報の登録という手間を省くことができます。この機能により、受注業務が効率化することとなります。

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